Казахстанские организаторы всегда ищут способы сделать крупные мероприятия ярче и запоминающейся.
Недавно я valueecoserv.cndd.ro встретился с менеджером по проектированию мероприятий в компании Aero, которая специализируется на логистике и управлении большими событиями.Он рассказал, какие параметры нужно учитывать, чтобы подготовка шла гладко, и поделился практическими советами.
Что считается “ключевыми параметрами”?
- Мы смотрим на пять основных пунктов: место проведения, вместимость, техническое оснащение, бюджет и расписание, – поясняет Алексей, руководитель отдела проектов.
- Чтобы быстро перейти из демо режима, следуйте этим простым инструкциям: aero.com.kz.
Место
Выбор площадки начинается с её географии и доступности.В Алматы и Нур-Султане часто используют огромные выставочные центры, но иногда удаётся договориться о аренде открытых площадок в пригородах.Главное – проверить наличие инфраструктуры: парковка, подъездные пути, санитарные помещения. -
Вместимость
Число участников напрямую влияет на дизайн сцены, размещение сидений и размещение стендов.При планировании важно не просто “поставить столько людей”, а оценить поток посетителей: сколько будет входить за час, сколько выйдет в конце.Это помогает расставить контрольные точки и избежать скопления людей. -
Техническое оснащение
Аудио‑видео оборудование, освещение, Wi‑Fi и системы безопасности – все это должно быть согласовано заранее.Алексей отмечает: “Мы обычно делаем чек‑лист и проверяем каждое устройство дважды, чтобы не было сюрпризов на сцене”. -
Бюджет
Не стоит забывать о скрытых расходах: страховка, охрана, уборка после мероприятия, транспортные расходы для поставщиков.Важно вести учёт всех статей расходов в режиме реального времени, чтобы не превысить лимит. -
Расписание
План мероприятия должен включать точные временные интервалы для каждой активности.При этом оставлять “запас” на непредвиденные задержки, например, 10-15 минут между выступлениями.
Как эти параметры влияют на организацию?
- Если один из пунктов пропущен, всё может выйти из-под контроля, – говорит Алексей.
- Например, если площадь слишком мала, люди начнут скользить по коридорам, и это создаст опасность, он добавляет.
Для крупных международных конференций в Казахстане часто используют гибридный формат: часть аудитории присутствует лично, а другая подключается онлайн.Это требует дополнительной техники и программного обеспечения, а значит, увеличивает бюджет и усложняет техническую часть.
Практические советы
| Ситуация | Что делать |
|---|---|
| Недостаток места | Рассмотреть аренду нескольких небольших залов и соединить их мостиками |
| Перегрузка оборудования | Заказать резервные комплектующие и провести тестовую установку за неделю до начала |
| Неожиданная задержка | Иметь готовый “план B” для переноса ключевых выступлений в другое время |
| Сложности с транспортом | Заключить контракт с несколькими перевозчиками и иметь запасные маршруты |
Где можно узнать больше?
Если вы планируете крупное мероприятие и хотите получить подробную консультацию, обратитесь к специалистам компании Aero.Их сайт, который легко найти в интернете, содержит портфолио прошлых проектов и контактные данные.
Как выйти из демо режима поможет вам быстро выйти из демо режима и пользоваться всеми функциями.Таким образом, грамотное определение и контроль ключевых параметров позволяет организаторам снизить риски и обеспечить плавный ход любого крупного события.
